Por: Ricardo Bolaños
La gran diferencia entre tener buenos resultados en la empresa y resultados extraordinarios puede llegar a ser, tener a las personas correctas que nos den un consejo cuando lo requerimos.
Consejo tiene dos significados; el primero como “Opinión que se expresa para orientar una actuación de una determinada manera” y “Órgano colegiado con la función de asesorar, de administrar o de dirigir una entidad”, de acuerdo con la Real Academia Española. Pensemos en la primera, cuando yo doy un consejo espero que con mi opinión oriente en algún tema a quien la recibe y en contraparte, cuando pido un consejo espero que a quien le pido el consejo, me de su opinión, con el fin de que me oriente en algún tema. Aquí la primera reflexión, como empresarios, ¿cuántas veces no tenemos dudas sobre una decisión que debemos tomar y necesitamos escuchar opiniones de otros? Y la segunda pregunta ¿Cuántas veces pedimos estos consejos?
Muchas veces el empresario tiene la idea de que al pedir un consejo, demuestra debilidad o falta de fuerza, que va a ser criticado o atacado; sin embargo, el tener una “segunda opinión” siempre ha sido una buena práctica. De esta forma, el tener un grupo de individuos que me puedan dar un consejo, resulta una buena idea. Esta es la segunda acepción de un consejo: un órgano colegiado que nos va a asesorar. Un consejo compuesto de consejeros, que nos aconseje.
El tema de recibir consejo no es algo moderno ni novedoso, desde el principio de la sociedad, los reyes tenían a su consejo de sabios o ancianos a los que pedían opinión sobre las decisiones que fueran a tomar. A la fecha se siguen teniendo estos consejos, solo que en lugar de reinados, ahora son países y los formatos, formalidades y operación de ellos, han cambiado mucho.
Existen diversos tipos de consejos: de administración, consultivos, de participación ciudadana, de mejoramiento ambiental entre cientos más. Hoy platicaré sobre el consejo de administración en su faceta informal sobre todo, a la que llamaré: consejo consultivo o consejo asesor.
El tradicional y nunca bien ponderado —ni usado— consejo de administración, puede tener una importancia profunda en el buen desempeño de su empresa. Como su nombre lo dice un consejo de administración es un conjunto de personas para guiar la administración de su empresa. La figura del consejo de administración surge de las grandes corporaciones. Esas empresas se conforman por los accionistas —dueños de la empresa— los cuales nombran a un consejo de administración para que dirija la empresa. Este consejo de administración a su vez tiene como obligación contratar al personal clave de la empresa para poder iniciar o continuar operaciones. Dentro de las funciones y responsabilidades que tiene un consejo de administración son: asegurar el futuro de la empresa a largo plazo, aumentar el valor de la empresa y hacer la primera capa de la planeación estratégica de la misma.
Bueno, eso es en las grandes corporaciones, pero en las pequeñas y medianas empresas, el consejo de administración son esos nombres que pide el notario para completar el acta constitutiva: un presidente, un secretario, algunos vocales, un tesorero y hasta un comisario. Si bien es difícil, en una pequeña empresa, querer cambiar las costumbres, o peor aún, querer constituir un consejo de administración formal, podemos beneficiarnos de tener un “consejo de administración”. Regresando al objetivo del consejo que es guiar las operaciones de la empresa, ¿alguien le podría ayudar a guiar su empresa? Seguro piensa que no, pues yo pienso que sí.
Hablemos de cómo formar un consejo consultivo o un consejo de administración informal. Primero, junte algunos amigos, probablemente cuatro o cinco, que tengan habilidades complementarias y que estén dispuestos a dedicarle un par de horas al mes a su empresa. Tenga cuidado de no seleccionar competidores, aún que sean sus amigos. Segundo, coménteles su plan y sus objetivos empresariales. El plan es formar un consejo consultivo de ayuda para la mejora de su empresa. El objetivo es incrementar la posición competitiva de la misma. Lo último significa mejorar utilidades, participación de mercado, satisfacción de clientes y empleados. Tercero, propóngales un día al mes para reunirse. Invítelos a comer o a cenar, y ahí entrégueles una copia del reporte de los resultados de la empresa. Platique un par de horas con ellos, pidiéndoles consejo para mejorar su empresa. Finalmente, haga evaluaciones de la efectividad de su consejo consultivo, recuerde que tópico que no se mide, no se puede mejorar.
Ahora déjeme ahondar y aconsejarle algunos puntos para cada etapa. Referente a la primera, lo ideal, sería tener un abogado, un contador y un profesor de administración. Sería bueno contar con un mercadólogo, un diseñador gráfico, publicista o experto en ventas; igualmente algún experto de transformación digital, sería muy buena idea. Un abogado, porque le va a decir para cada plan de que forma lo pueden engañar o que riesgos puede correr y así podrá protegerse. El contador verá los números: cuánto va a ganar, cuánto va a invertir, indicadores financieros y temas de impuestos entre otros. El profesor de administración (uno bueno), estará opinando referente a las nuevas tendencias administrativas y aportará ideas frescas. Aportará mucho el deber ser de la administración. El mercadólogo, diseñador, publicista o vendedor, son creatividad pura. El componente creativo, será algo que podrá diferenciar fuertemente a su empresa de las demás. Finalmente, estando en mundo acelerado de manera digital, tener a alguien que entienda estas nuevas tecnologías, también será de suma importancia. Si por algún motivo no puede conseguir a estos, inicie con los que pueda, poco a poco podrá ir mejorando su consejo.
Referente al segundo punto, cuando los cite por primera vez, tenga por escrito cuál es su objetivo, cuándo espera reunirse, cuánto tiempo, etcétera. Así podrá diferenciar sus reuniones de consejo consultivo con sus pláticas de amigos. Anote claramente qué es lo que espera de ellos, y a dónde espera que llegue la empresa.
Para el tercer punto, le sugiero que las reuniones sean formales. Lo más conveniente será reunirse para cenar, ya que sus amigos hayan terminado su día de trabajo, de lo contrario corre el riesgo de que no asistan, o se tengan que ir temprano. Haga su reunión en un café o restaurante. No use un bar ya que se hará plática de amigos más que consejo consultivo. Llame a sus consejeros un día antes para recordarles y confirmar la cita. Para la primera reunión lleve los estados financieros de la empresa, así como una lista de los problemas que más le agobian. Entregue una copia de dichos documentos a cada persona que asista.
Para el último paso, tome algunos puntos de control (en lenguaje de negocios llamados indicadores clave de desempeño: KPI) antes de la primera reunión. Estos puntos de control, pueden ser facturación, gastos de administración, utilidades, número de ventas realizadas, promedio de facturación, etcétera. Cada mes, mida estos indicadores y revise si han mejorado. Tome la medición de los indicadores clave para el desempeño de su empresa, de nada le serviría medir cuantos clientes entran a su tienda, si a usted no le interesa dicha información.
Es muy importante, para que dicho consejo funcione, que haga usted caso a las opiniones de los demás. El hecho de escucharlas no implica, ni aceptarlas, ni llevarlas a cabo. Simplemente escuche, pregunte, cuestiónese, APRENDA. Debe de cuidar que sus reuniones no se conviertan en una kermesse, en la que cada uno hace lo que quiere. Tampoco deben de ser un cuadrilátero de boxeo, en las cuales ellos se dedican a atacarlo y usted a defender a la empresa. Otro error común es el desvío, que consiste en divagar del tema central y no avanzar en la reunión. No debe de dejar que la reunión aterrice en la isla de la fantasía, dónde todas y cada una de las soluciones están fuera de la realidad. Para el último punto, no se confunda con bloquear la creatividad, en el proceso creativo de solución de problemas, puede haber mil y un cosas ilógicas e irreales, pero al hacer la solución deberán de aterrizarse.
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