Todo en orden, reglas claras y acuerdos explícitos: la base del gobierno familiar.
El protocolo familiar es un instrumento que compila un conjunto de reglas relacionadas con la intersección de los roles familia-empresa-propiedad de las empresas familiares. Incluye de manera ordenada y sistémica posiciones que se deberán adoptar por todos los involucrados en la empresa familiar cuando dichas situaciones se presenten. Es un acuerdo de voluntades que se deberá de cumplir y hacer cumplir por todos los involucrados, el protocolo familiar también deberá de contener los castigos o penalizaciones en caso de incumplimientos por parte de los involucrados.
Un protocolo en general, en un ambiente de negocios, es un conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para situaciones que se presentan en los negocios y que establecen la forma de actuar en cada situación, tanto para el cumplimiento como para el incumplimiento.
Así como al interior de la empresa existen (o deberían de existir) un modelo de negocios, procesos, procedimientos, instrucciones, políticas y reglamentos; al interior de la empresa familiar, debería de existir un protocolo familiar. Cada una de las herramientas en la empresa, nos ayuda a tomar decisiones ante casos que se presentan, como una política de crédito, de pago a proveedores, de alta de proveedores; política de contratación, de despido, de inducción y capacitación; políticas de calidad, de mejora continua, de control interno y así podríamos seguir de manera interminable.
Estás políticas, por ejemplo, nos dicen que hacer y cuándo en caso de presentarse ciertas situaciones, por ejemplo, que pasa si una pareja de un empleado actual solicita un empleo, que pasa si un empleado solicita el empleo y está tatuado, o lo solicita alguien que está en otro país. Le daríamos preferencia a un connacional o sería igual para un compatriota y un extranjero.
El protocolo familiar es un instrumento que facilita la continuidad de la familia empresaria. De la misma forma, muestra la voluntad familiar para evitar conflictos y crecer en armonía. Estos acuerdos, se plasman en un documento escrito con pautas que rigen la relación empresa-familia-propiedad.
Así como en la empresa se toman posiciones pre-acordadas ante situaciones varias, en la parte familiar de la empresa debemos hacer lo mismo. Dentro de la empresa familiar se conjugan tres roles bien identificados. La propiedad, que está compuesta por los dueños de las acciones de la empresa. La empresa, que esta compuesta por los empleados de la misma. La familia, que son todos aquellos individuos que son familiares (directos o políticos) de los fundadores o sucesores. De tal forma que estos tres roles se pueden traslapar, dando pie a otros 4 roles mixtos: propietario-empleado-familiar, propietario-empleado, familiar-propietario y familiar empleado.
Contiene entre otros los siguientes apartados: historia de la empresa familiar, filosofía de la familia empresaria, estructura familiar, estatutos patrimoniales, laborales familiares, de gobierno familiar, de gobierno corporativo, de estilo de vida, de emprendimientos familiares, de planes de sucesión y de crecimiento empresarial entre otros.
De la misma manera existen protocolos multifamiliares, empresariales, multisocios y diferentes esquemas dependiendo de la situación de cada familia. En nuestro próximo artículo, platicaremos sobre el consejo de familia y su función.
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