TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

Mejore su comunicación electrónica
Mejore su comunicación electrónica

En estos últimos años ha habido un incremento interesante en la comunicación electrónica. Virtualmente todos usamos el e-mail, de una forma o de otra. Existen ciertas reglas para escribir en medios...

POR: Ricardo Bolaños Barrera 21 / 05 / 2012


En estos últimos años ha habido un incremento interesante en la comunicación
electrónica. Virtualmente todos usamos el e-mail, de una forma o de otra. Existen
ciertas reglas para escribir en medios electrónicos, ciertas sugerencias, tips para
mejorar la efectividad y emoticons para expresar las emociones. Los medios
electrónicos los podemos usar para comunicación familiar, amistosa, académica o de
negocios. De está última me ocuparé en el desarrollo de esté artículo.

Un e-mail, es como cualquier otra comunicación. Tiene varias ventajas como: elimina
el problema de números ocupados de teléfono o ausencias de personas; muchos
asuntos se pueden leer, documentarse y contestar, situación que por teléfono,
implicaría varias llamadas; ahorra tiempo, puede, en una misma sesión enviar muchos
correos; es más productivo, al poder enviar a varios receptores el mismo mensaje; es
más barato, todos los mensajes, una sola llamada telefónica; finalmente es más
rápido. Aun que parezca paradójico, el correo electrónico es más rápido, puesto que
llegara directo a quien usted quiere, además, cuando le conteste será ya con la
información necesaria.

La estructura de un e-mail, contiene (normalmente) un destinatario (To), opción de
mandar copias (cc), posibilidad de mandar una copia "ciega" (bcc) la cuál el
destinatario no sabe que fue mandada, un tema (subject), el mensaje (message) y
finalmente un anexo (attachement).

El mensaje debe contener tres partes: el saludo, el cuerpo y la despedida.
Normalmente el comunicado va dirigido a una persona en especial, por lo que no habrá
que poner como en las cartas, el nombre completo, el departamento, la empresa, etc.
Si usted manda su e-mail a un buzón genérico, será conveniente anotar el nombre y
apellido de la persona en el tema (subject). En Estados Unidos, al mandar un e-mail se
evita el "estimado… o querido…", sin embargo, en Latinoamérica, esto se podría
considerar demasiado directo y falto de respeto. En la parte inicial un "hola o saludos"
seguido del primer nombre de la persona es correcto. Después una o dos líneas
comunicando el contenido del mensaje es indispensable.

Recuerde que hay algunas personas que tienen todo el tiempo para leer estos
mensajes, puesto que reciben menos de 20 diarios, pero hay algunas que reciben
hasta 100 o más mensajes para leer. Si en las dos primeras líneas, o incluso desde el
tema, no logra interesarlo, no lo leerá, pensara que es "correo basura" (junk mail).

Posteriormente escribirá el mensaje, el cual no deberá exceder una página, o dos
máximo. Si su mensaje tiene más extensión, es correcto enviar una carta anexa, en
forma de carta.

Hay algunas características que habrá que tomar en consideración para escribir el
mensaje de un e-mail: conciso, claro, correcto y "de etiqueta". Conciso significa que
diga lo que quiere decir, sin rodeos, directo. Oraciones sencillas y cortas son mejores.
Si es posible no reenviar (quote) el texto, es mejor, así el lector tendrá menos que leer
y podrá poner más atención en su mensaje. Claro significa que no use palabras
rebuscadas o técnicas o elegantes ("domingueras"), para que su receptor pueda captar
más fácil el mensaje. Recuerde que el objetivo es que entienda el mensaje, no que lo
descifre. Deberá evitar escribir palabras muy familiares para un grupo, a menos que
esté escribiendo a algún miembro de este mismo grupo. Es recomendable usar
lenguaje técnico y abreviaciones (MTBF, ISO, CPS, DPI) cuando el receptor sabe a lo
que nos referimos, de manera contraria, es mejor poner el nombre completo. Por
ejemplo si un cliente recibe un comunicado que dice: "La impresora tiene 300 DPI, y 8
PPM, espero resuelva su duda". ¿Resuelva su duda? ¿Qué es DPI y PPM?

La correctitud en el mensaje, también es indispensable. La puntuación correcta ayuda
al significado preciso: no es lo mismo "trajeron la computadora y la impresora
descompuesta" que "trajeron la computadora, y la impresora descompuesta". Una
coma hace la diferencia. Etiqueta significa escribir de manera cortés. Use leguaje no
ofensivo ni discriminatorio. Trate de centrar la comunicación en el receptor. En lugar
de escribir yo esto, yo lo otro, trate de escribir las oraciones como usted (o tu) esto o
lo otro.

Finalmente habrá que comentar algo de las emociones, cuando platicamos en persona
usamos el lenguaje no verbal para enfatizar el mensaje. Movemos los brazos, hacemos
gestos, fruncimos el ceño, ¿ha pensado cómo comunicarse sin mover parte alguna del
cuerpo ni gesticular?. Bueno, eso es comunicación electrónica, jamas podrá hacerlo
más que de manera virtual. Pero para eso están lo emoticons. Éstos, comúnmente
llamados smilies :-), nos ayudan a expresar emociones y comunicar particularidades
de manera visual. Probablemente usted haya usado ya la carita feliz, pero hay más,
muchos más. En el recuadro podrá encontrar varios de los símbolos más usados en la
red.

Si desea mayor información de ellos, dentro de internet busque emoticon, y déjese
absorber un par de horas, hasta que se convierta en un experto en emoticons.

Todas estas sugerencias de comunicación electrónica, también sirven para los chats.

EMOTICONS… Sólo una muestra
:-), : ), : >, :-> Todas son caras felices.
:-(, : (, : <, :-< Todas son caras tristes.
8-), uso lentes; :-D carcajada; >:-| Molesto; :-Q fumo; ;-) guiño de ojo;
:-O admirado; :-P sacando la lengua; :-# de esta boca no saldrá nada.
C=:-) El usuario es un cheff, O:-) angel, inocente.
@>+-+------ una rosa; :/) no es gracioso



Netiquette: Escribir con etiqueta en la red. Las siguientes son guías, no reglas:
1.- No use mayúsculas. Usarlas equivale a gritar. Si todo su mensaje es un gran grito,
entonces use sólo mayúsculas.
2.- Evite lenguaje discriminatorio, humillante o vulgar. Recuerde que uno nunca sabe a
donde podrán re-enviar (forward) su mensaje.
3.-Cuando envíe un mensaje, busque que siempre agregue valor al receptor.
4.- Evite, al contestar, volver a mandar el mensaje original.
5.- Cuando reciba un mensaje para un grupo (cc para varias direcciones), evite al
contestar, hacerlo con un reply all, ya que esto generará que su respuesta sea enviada
a todas las personas que les fue enviado el mensaje original y no solo al remitente.
Contacto: Ing. Ricardo Bolaños B. : articulos@pyme.com.mx
ARTICULOS RELACIONADOS
Internet esta desafiando a las empresas a integrar esta poderosa herramienta y las nuevas tecnologías a sus procesos de negocio. ...
Hace algunos años se comentaba que la información es poder. Se comentó repetidamente -y se sigue comentando-que la información es más importante que el dinero. Se...
¿Estrategia sin Información? Seguramente no es primera vez que le plantean a Usted esta pregunta.. ¿Cuáles son las respuestas que da el empresario típico?. \"¡Pero, por supuesto,...
¿Que pasa si su proveedor de Internet falla? La respuesta depende mucho de que tanto tenga usted comprometido con dicho proveedor. Puede ser que tan solo...
Usted puede mejorar su productividad usando Internet. Veamos las diferentes herramientas de Internet, y la forma en la que nos pueden ayudar a mejorar nuestra productividad. Correo...
En estos últimos años ha habido un incremento interesante en la comunicación electrónica. Virtualmente todos usamos el e-mail, de una forma o de otra. Existen ciertas...
Los directores de las empresas de e-business parecen estar envueltos en ambientes que tienen características contradictorias. Por un lado las empresas punto com pelean por ellos,...
Cada minuto en la operación diaria de un negocio se toman decisiones, la mayor parte de esas decisiones son tomadas con información o cierta intuición de...
¿ TIENE PROBLEMAS DE ESPACIO EN SUS OFICINAS? ¿CADA AÑO SE PREGUNTA DONDE PUEDE GUARDAR LAS NUEVAS COPIAS DE IMPUESTOS, ESCRITURAS… DE CADA CLIENTE? ...
El advenimiento de Internet, y su versatilidad, dejo claro la creatividad y desesperación de propios y extraños por aprovechar la ola de ingresos - o al...
Hoy en una típica plática de sobremesa, alguien preguntó: ¿¡todavía no tienes tu página en Internet!? El interlocutor, distribuidor de equipo de cómputo, mostrando velado desagrado,...
La revolución de Internet nos lleva a un mundo sin fronteras, sin tiempo ni espacio, - al menos eso es lo que dicen los expertos. Las...
Cuando inició todo el movimiento de Internet, primero se entendía como una red de universidades y después como un instrumento de venta y de información. En...
Internet, el fenómeno del siglo, ha venido a revolucionar la forma de hacer negocios en el mundo. Por medio de Internet puede venderle a empresas (B2B,...
El avance tecnológico del cual somos testigos ha hecho posible que el mercado de las computadoras tenga un desarrollo importante y por lo tanto nos ha...
...
COMENTARIOS

Deje su comentario, hasta ahora 0 comentarios


*Nombre:
*Mail:
Website:
*Comentario
Recibir comentarios al e-mail
Ingrese los caracteres de la imagen: