TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

Calidad de datos: factor crítico
Calidad de datos: factor crítico

Cada minuto en la operación diaria de un negocio se toman decisiones, la mayor parte de esas decisiones son tomadas con información o cierta intuición de los empleados, mientras más usamos...

POR: Gustavo Benítez 21 / 05 / 2012


Cada minuto en la operación diaria de un negocio se toman decisiones, la mayor parte de
esas decisiones son tomadas con información o cierta intuición de los empleados, mientras
más usamos la información y los hechos, y menos utilizamos la intuición, se puede estar
más seguro de haber tomado una buena decisión.
Entramos a otro dilema de cuál información utilizamos para tomar una decisión, ¿es una
fuente única con la que todos en la compañía tomamos una decisión? , ¿ Hay un sistema
formal que apoye el proceso de toma de decisiones en la empresa? ¿ Existen otras fuentes
de información disponibles para validar las existencias de inventarios, los precios de los
productos, los pedidos de los clientes, los gastos de un centro de costos, las ventas netas de
la compañía?.
Desgraciadamente en la mayoría de las empresas la respuesta es no hay una sola fuente de
información, existen diversos sistemas informales en los que mucha gente se basa para
tomar decisiones que inciden en la operación de sus negocios, los cuales en caso de ser
erróneos pueden tener un fuerte impacto económico en su empresa.
El primer paso para tener una administración basada en información es tener una sola
fuente, si existen diversas fuentes siempre vas a dedicar inútilmente recursos a que la
información cuadre, o vas a dedicar un doble esfuerzo para mantener actualizados ambos
sistemas, tanto los formales como los informales, es conveniente tener una sola fuente de
información, con información buena o mala, pero que al menos es la misma para todos.
Una vez logrado este primer paso, pasamos al segundo paso, el cual es asegurarnos que esta
fuente única de información, este sistema formal de información tenga la información
correcta, expresado de otra forma, que la información de nuestro sistema refleje la realidad
de lo que esta pasando en nuestra empresa.
Lograr esto no es nada fácil, ya que muchos empleados no perciben como parte de su
trabajo el mantener una información confiable, muchos de ustedes habrán oído decir al
almacenista, a mí me pagan por acomodar, cuidar y surtir los productos, no por capturar la
información, o a un empleado de la línea diciendo a mi me pagan por producir, no por
capturar ticket de fabricación o cerrar ordenes de producción.
El problema de calidad de datos es una realidad, la exactitud promedio de los inventarios
las empresas de Estados Unidos es de 70 % o menos, las rutas de fabricación no reflejan
todos los pasos que se requieren para fabricar un producto o los tiempos definidos no son
los que suceden en la realidad, las listas de materiales estan incompletas, no reflejan las
cantidades correctas o no contemplan las mermas inherentes al proceso, las ordenes de
compra no son actualizadas al momento de haber cambios en la fecha o en la cantidad a
entregar, la lista de precios no es la misma en diversos almacenes de la republica, los
limites de crédito son obsoletos y mandan todos los pedidos a estatus "detenidos por
crédito" generando grandes cargas de trabajo al personal de Crédito.
En fin podríamos mencionar más ejemplos, pero creo que es claro que la pobre calidad de
datos va en contra de la buena administración de los recursos humanos, financieros y
materiales de una compañía, va en contra de la creación de valor y de la excelencia
operacional, incrementa nuestros costos, impacta nuestros niveles de servicio y reduce la
eficiencia de nuestras operaciones.

Dimensiones de la Calidad de Datos
La Calidad de Datos tiene varias dimensiones, relacionadas pero distintas, a continuación
describo algunas:
1. Exactitud.
Mide el grado en que la información refleja lo que esta pasando en el negocio (ej. Exactitud
de inventarios, exactitud de rutas de fabricación, de listas de materiales, etc.).

2. Totalidad.
Medición que refleje el grado en que las bases de datos cuentan con toda la información
critica para el negocio.

3. Oportunidad.
Medición de que la información este disponible cuando se requiere para tomar una
decisión.

4. Relevancia.
Que la información le sirva a la persona que se la estas proporcionando.

5. Nivel de detalle.
Que la información tenga el nivel de detalle requerido, dependiendo del nivel
organizacional y al tipo de decisión al cual este destinada la información.

6. Consistencia.
Que la información sea la misma en todas las áreas o sistemas utilizados por la compañía.
En fin, hay que validar trabajar sobre varias de estas dimensiones hasta hacer que nuestro
objetivo no sea tan solo proveer información de calidad, sino el de apoyar a la organización
a hacer buen uso de la información para apoyar y mejorar el uso de los recursos y las
operaciones del negocio.

Método para mejorar la Calidad de Datos
Las empresas y negocios, especialmente los dedicados al giro industrial han pasado años
comentando que es imposible llegar a niveles arriba del 95 % de exactitud de inventarios,
sin embargo esto es una cuestión cultural y de disciplina, se imaginan ustedes el impacto de
una nomina con el 90 % de exactitud, o que la aplicación de medicamentos a los pacientes
en un hospital estuviera en un 90 %, o que les parecería que los aviones tuvieran un 98 %
de exactitud en los aterrizajes, o que tu cuenta de cheques del banco tuviera un nivel por
debajo del 95 %, sencillamente estos porcentajes en los bancos, hospitales, aeropuertos y
nominas son inconcebibles, no podemos vivir con ellos.
Los bancos tienen gente de bajo nivel de remuneración en las cajas, al igual que los
mecánicos de los aviones o las enfermeras de un Hospital, sin embargo ellos pueden hacer
su trabajo con perfección, pero en las industrias el pretexto eterno, "como quieren que este
correcta la información si mis almacenistas, o operarios, o compradores tienen un ingreso
bajo y no tienen de mucha capacidad". Esto es cuestión de expectativas, como gerentes
debemos crear una alta expectativa para la calidad de la información de nuestra área, ya que
esta no solo nos impacta a nosotros sino a toda la organización.
Una vez creada la expectativa y reconocidos los beneficios de mejorar la calidad de la
información, se debe aplicar una metodología para mejorar la calidad de la información en
nuestro negocio. Existen muchas metodologías, a continuación les explico brevemente la
que me ha dado resultados en varios negocios:
1. Identificar la información crítica para el negocio. Existe tanta información en una
organización que difícilmente podemos dedicar suficientes recursos para mejorar la calidad
de toda la información, por lo que hay que identificar cual es la información que tiene un
mayor impacto en las operaciones del negocio.
2. Definir criterios de Calidad de Datos. Esto es definir cuando un dato es exacto para su
organización
3. Realizar mediciones iniciales para detectar posibles problemas de Calidad de Datos. Este
paso es un diagnóstico que nos apoya a medir la calidad actual de la información crítica
definida en el paso 1, identificando donde se encuentran los mayores problemas y
priorizando las áreas con las que hay que iniciar el esfuerzo.
4. Automatizar Indicadores de Calidad de Información. En este paso se realizan programas
que apoyen a medir periódicamente la Calidad de la Información, lo que no se puede medir
no se puede administrar y no se puede mejorar. Estos medidores deben estar al alcance de
las personas que serán las responsables de monitorear y mejorar la calidad de la
información.
5. Definir responsables de Calidad de Datos. Una de los factores críticos de éxito de un
proyecto de Calidad de Datos es definir un responsable de cada indicador, esta persona
debe monitorear las tendencias del indicador y realizar planes de acción encaminados a la
mejora de los indicadores.
6. Diagnósticos de calidad de Datos. En estos diagnósticos se determinan las posibles
causas de la mala calidad de Datos y se definen planes de acción con responsables para
mejorar el indicador. Entre las planes de acción normalmente se incluye el establecer
controles preventivos y correctivos para la mejora de la calidad de Datos.
7. Monitoreo de los indicadores por parte de la Gerencia. Si los empleados no perciben las
altas expectativas por parte de la gerencia, el proyecto tendrá resultados limitados, es
importante que los indicadores de Calidad de Datos se revisen periódicamente, asegurando
su seguimiento y mejora continua.
8. Finalmente, una vez estabilizados los indicadores de Calidad de Datos, se regresa al
punto uno para identificar información que tenga impactos en el negocio y que sea
necesario su medición y mejora.

Conclusiones :
Espero este artículo les ayude un poco con sus problemas de Calidad de Información, la
cual es clave para la implantación de un sistema de administración de los recursos de la
empresa (ERP´s) y para mejorar la toma de decisiones de su organización, encontrarán que
dedicar tiempo y recursos a la mejora de este importante activo tiene un alto valor de
retorno en su inversión.
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